La réexpédition de courrier
Le courrier permet d’assurer la correspondance entre une société, ses partenaires et ses clients. Si vous n’êtes pas présent à l’adresse légale de votre entreprise, pensez aux solutions de réexpédition de courrier. Ce service est proposé par les entreprises de domiciliation, moyennant un coût supplémentaire selon l’option de renvoi choisie.
Les avantages de la réexpédition de courrier
La réexpédition de courrier facilite la vie des entreprises hébergées. C’est la raison pour laquelle bon nombre d’entre elles optent pour la domiciliation avec gestion du courrier. En confiant la gestion de son courrier au domiciliataire, la société hébergée bénéficie d’un traitement personnalisé de ses correspondances.
La poste n’assure que le renvoi des documents à une adresse tierce. Les entreprises de domiciliation, elles, proposent des services supplémentaires. Elles assurent une gestion efficace de votre courrier pour qu’il soit à votre disposition quand vous en avez besoin.
L’entreprise hébergeur met à votre disposition un serveur personnalisé. Ce dernier archive vos dossiers et vous permet de les visualiser. De plus, il vous donne la possibilité de faire un suivi de votre courrier professionnel en temps réel. Par ailleurs, vous saurez exactement où il est localisé. Il peut être en cours de réacheminement, gardé à votre siège social virtuel ou accessible via le numérique.
La tarification des services de réexpédition de courrier est forfaitaire. Elle est fixée dès l’établissement du contrat de domiciliation.
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Les formules de réexpédition de courrier
Plusieurs formules de réexpédition de courrier professionnel sont proposées par les domiciliataires. Accédez au contenu de vos correspondances grâce à un système de numérisation du courrier. Cette solution consiste à recevoir via une messagerie électronique ou sur un serveur personnalisé une image scannée de vos documents. La version « papier » peut être conservée chez votre domiciliataire ou renvoyée à l’adresse de réception de votre choix.
Si vous souhaitez recevoir votre courrier, choisissez l’option redirection de courrier ou re-routage de courrier. Cette démarche se concrétise par le transfert du courrier à une autre adresse postale. Dans ce cas, vos enveloppes seront renvoyées via la poste ou les services de livraison de courrier. Vous aurez donc la possibilité d’archiver vos documents.
Cette démarche peut prendre du temps, en raison du réacheminement du courrier. Cependant, vous pouvez toujours demander à ce que l’entreprise de domiciliation scanne vos lettres avant de vous les renvoyer.
Selon le mode de traitement interne à votre entreprise, la redirection de courrier peut se faire avec ou sans numérisation. Dans tous les cas, établissez un contrat de réexpédition du courrier avec l’entreprise de domiciliation.
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