Paul Doe, Legal entreprise
Numérisation de votre courrier
Dans les activités quotidiennes d’une entreprise, certaines tâches qui ne sont pas importantes prennent beaucoup de temps. Une solution s’offre à vous : déléguer ces responsabilités à un prestataire professionnel comme Smart-dom. Cela vous permettra de mieux vous concentrer sur vos activités principales. La numérisation de courrier que vous recevez fait partie de nos spécialités. Voici les spécificités de cette solution.
La numérisation de courrier : de quoi s’agit-il ?
La numérisation de courrier consiste à scanner toutes les lettres reçues par votre société. Quoique la dématérialisation soit une étape inéluctable dans la vie d’une entreprise, certains documents circulent toujours en version physique. Ce sont souvent des courriers très importants. Toutefois, il se peut que les employés ou les gérants n’aient pas toujours le temps de vérifier les courriers physiques.
Ainsi, notre équipe s’occupera de les digitaliser et de les envoyer régulièrement par e-mail ou les mettre en ligne. Toutes les correspondances reçues dans la boîte postale de votre entreprise sont concernées par ce service. Qu’il s’agisse de factures, de chèques, de bons de commande, de devis, de contrats, ou de lettres, nous nous en occupons. Cette solution vous offre un quotidien plus déchargé. En plus, vos courriers seront traités à temps et en toute sécurité.
Qui sont les cibles de la numérisation de courrier ?
Toutes les entreprises dont le siège social est domicilié chez Smart-dom peuvent souscrire à la numérisation de courrier. Cette option est particulièrement intéressante pour les chefs d’entreprise souvent en déplacement. En effet, ils peuvent avoir l’assurance que les courriers adressés à sa société sont accessibles à tout moment. Comme l’archivage se fait par e-mail ou en ligne, toutes les lettres peuvent être consultées n’importe où.
Aussi, la numérisation de courrier est utile à ceux qui ne travaillent pas à leur siège social. Ainsi, vous ne courez aucun risque de décalage entre la date de réception du courrier et son traitement.
Par ailleurs, même les professionnels qui ont une même adresse de courrier et de lieu de travail en profitent. Vous serez mieux organisé et pourrez vous concentrer sur vos projets principaux que sur la partie administrative.
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Pourquoi adopter la numérisation de courrier ?
Le principal avantage de la numérisation de courrier est l’économie de temps. Effectivement, le traitement d’une correspondance engage une responsabilité particulière. De l’ouverture jusqu’à l’archivage de la lettre, il faut du temps et de l’espace.
Du côté organisationnel, le classement des courriers ainsi que leur tri sont facilités sur le Cloud. Le temps alloué aux tâches administratives est considérablement réduit. L’exploitation des dossiers est plus aisée.
L’accessibilité du courrier numérisé tient une grande place. De ce fait, même si vous êtes absents, vous ne manquez pas vos lettres importantes.
La sécurité de vos correspondances professionnelles est également préservée. La version numérique permet de garder le courrier en bon état pendant autant d’années. Plus encore, les versions physiques sont conservées dans des espaces consacrés à cet usage.
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