M. BERNARD, Avocat en droit des affaires, Paris
En entreprise, la gestion des courriers fait partie des tâches chronophages et requiert des ressources supplémentaires. Ainsi, de nombreuses sociétés préfèrent établir un lieu de regroupement de leurs plis et les récupérer périodiquement. Pour cela, elles se tournent vers des prestataires qui proposent des services de garde de courrier professionnel. Elles ont le choix entre la poste et les sociétés de domiciliation.
La garde de courrier par la poste
La poste a toujours proposé la garde de courrier aux particuliers. Et ce, par le biais de boîtes personnelles disponibles en location au sein de ses agences. Aujourd’hui, ces boîtes postales sont également proposées aux professionnels. Les entrepreneurs s’en servent pour recevoir leurs courriers et leurs colis.
Les services de garde de courrier par la poste sont proposés en abonnements mensuels ou annuels. Le locataire de la boîte postale (généralement le chef d’entreprise) doit alors se déplacer pour récupérer les plis. La récupération par un tiers est également envisageable moyennant un mandat signé par le titulaire de la boîte postale.
Les inconvénients de la garde de courrier par la poste
Le premier inconvénient de la garde de courrier à la poste est l’accès limité à vos documents. Les lettres et colis doivent être récupérés aux heures d’ouverture de la poste. À l’ère du numérique, les limites horaires ne devraient plus constituer un frein aux correspondances. Or une lettre bloquée à la poste peut entraver le bon fonctionnement de l’entreprise.
La garde de courrier par la poste se fait uniquement dans la commune de résidence de l’intéressé. De plus, l’adresse mentionnée est précédée des lettres BP. L’expéditeur est ainsi informé qu’il s’agit d’une simple boîte postale. Cela peut mettre en cause le professionnalisme et la solvabilité de votre société.
Si vous souhaitez vous doter d’un siège social à une adresse prestigieuse, ce service n’est pas approprié. La meilleure solution est de confier la garde de vos courriers professionnels à votre société hébergeur.
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Les services de garde de courrier professionnel chez un domiciliataire
Les boîtes de domiciliation constituent une alternative aux boîtes postales dont les options d’usage sont limitées. En faisant garder vos plis au lieu de domiciliation de votre entreprise, vous bénéficiez de services de secrétariat.
Les sociétés domiciliataires proposent effectivement la garde de courrier, ainsi que la numérisation des documents et leur réexpédition, si besoin. Cette option, qui différencie les boîtes de domiciliation de celles de la poste, est évidemment payante. Néanmoins, elle permet d’éviter des déplacements fréquents pour la récupération de vos courriers.
Habituellement, les prestations relatives à la gestion des courriers vont de pair avec l’octroi d’une adresse.
Enfin, l’adresse d’un bâtiment physique sur une rue bien définie et exemptée de la mention BP rassure les expéditeurs.
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